Cost per Hire berechnen: Rechner, Formel und Beispiel
Cost per Hire sind die durchschnittlichen Recruiting-Kosten pro Einstellung – interne und externe Kosten geteilt durch die Zahl der Einstellungen. Trag deine Werte ein und du siehst sofort deine Kosten pro Einstellung, die Aufteilung intern/extern und optional deine Kosten pro Bewerbung.
1 · Zeitraum & Einstellungen
2 · Externe Kosten (€)
3 · Interne Recruiting-Kosten (€)
Tipp: Stunden von HR/Recruiting, Hiring-Managern und Fachabteilung mit einem realistischen internen Stundensatz multiplizieren und hier als Summe eintragen.
4 · Trichter (optional)
Berechnung erfolgt vollständig in deinem Browser – deine Eingaben werden nicht gespeichert und nicht übertragen. Cost per Application/Qualified/Interview werden hier auf Basis der erfassten Gesamtkosten gezeigt; für eine kanalgenaue Auswertung nur die jeweils relevanten Kampagnenkosten ansetzen.
Was bedeutet Cost per Hire?
Cost per Hire (Kosten pro Einstellung) ist eine etablierte Recruiting-Kennzahl. Sie beschreibt, wie viel dich eine Einstellung im Durchschnitt kostet – über alle relevanten internen und externen Kosten hinweg. Wichtig: Kosten und Einstellungen müssen aus demselben Zeitraum und derselben Grundgesamtheit stammen. Die Kennzahl sagt außerdem nichts über die Qualität einer Einstellung aus – ein höherer Wert kann bei schwer zu besetzenden oder besonders wertvollen Rollen wirtschaftlich sinnvoll sein.
Sie sollte nicht mit verwandten Kennzahlen verwechselt werden:
| Kennzahl | Was sie misst |
|---|---|
| Cost per Hire | Recruiting-Kosten pro Einstellung |
| Cost per Application | Kosten pro (gestarteter/abgeschlossener) Bewerbung |
| Cost per Qualified Application | Kosten pro qualifizierter Bewerbung |
| Cost per Interview | Kosten pro geführtem Interview |
| Cost of Vacancy | Kosten einer unbesetzten Stelle |
| Quality of Hire | Qualität der Einstellung nach dem Onboarding |
Die Cost-per-Hire-Formel
Die Standardformel ist einfach und wird u. a. von SHRM, AIHR und Personio so verwendet:
Cost per Hire = (interne Kosten + externe Kosten) / Anzahl der Einstellungen
Rechenbeispiel
Ein gängiges Demonstrationsbeispiel aus der Fachliteratur (bewusst als fiktives Beispiel, nicht als deutscher Branchen-Benchmark):
- Interne Kosten: 7.000 €
- Externe Kosten: 16.500 €
- Einstellungen: 5
(7.000 € + 16.500 €) / 5 = 4.700 € Cost per Hire.
Genau diese Logik steckt im Rechner oben – nur mit deinen eigenen Zahlen. Runde nicht auf falsche Genauigkeit; sinnvolle ganze Euro-Beträge reichen.
Welche Kosten gehören in die Berechnung?
Cost per Hire setzt sich aus internen und externen Kosten zusammen:
| Interne Kosten | Externe Kosten |
|---|---|
| Arbeitszeit von Recruiting/HR | Jobbörsen & Stellenportale |
| Zeit der Hiring Manager | Personalvermittlung / Headhunter |
| Interview- und Abstimmungszeit | Social-Recruiting-Agentur |
| HR-Administration | Werbebudget (Ads) |
| Interne Software-Anteile | Content- & Video-Produktion |
| Zeit der Fach-/Führungsebene | Assessments, Events, Messen |
Bei wiederkehrenden Jahreskosten (z. B. Software-Lizenzen) verteilst du die Kosten anteilig auf den Zeitraum oder die Einstellungen – dokumentiere die Methode und bleib konsistent.
Welche Kosten gehören nicht automatisch hinein?
Nicht jede Ausgabe rund um eine Einstellung ist Teil der standardisierten Cost-per-Hire-Formel. Separat behandeln solltest du:
- das Gehalt des neuen Mitarbeitenden,
- reguläre Arbeitsplatz- und Ausstattungskosten,
- die vollständige Einarbeitung und dauerhafte Weiterbildung,
- allgemeine Employer-Brand-Investitionen,
- Umsatzverluste durch die vakante Stelle (das ist Cost of Vacancy).
Cost per Hire nach Zeitraum und Kanal
Du kannst Cost per Hire pro Stelle, pro Abteilung, pro Kanal oder pro Zeitraum berechnen – wichtig ist nur, dass Kosten und Einstellungen aus derselben Grundgesamtheit stammen. Typische Stolperfallen: Die Einstellung erfolgt später als die Kampagne, die Agenturrechnung fällt in einem anderen Monat an, oder mehrere Stellen teilen sich dieselben Creatives. Lege deine Attributionsregel vorab fest und dokumentiere sie.
Beim Kanalvergleich (Jobbörse, Social Recruiting, Empfehlung, Personalvermittlung, Direktansprache) gilt: Nicht nur auf Cost per Hire schauen. Ein Kanal kann eine teurere Bewerbung, aber – bei höherer Bewerberqualität – eine günstigere Einstellung haben. Vergleiche zusätzlich qualifizierte Bewerbungen, Einstellungszeit, Probezeit-Bestand und die Qualität nach der Einstellung.
Cost per Hire ist nicht gleich Recruiting-Erfolg
Eine günstige Einstellung kann eine Fehlbesetzung sein. SHRM und AIHR weisen darauf hin, dass Kosten- und Geschwindigkeitskennzahlen allein den geschäftlichen Wert einer Einstellung nicht abbilden. Betrachte deshalb ergänzend:
- Time to Hire (Geschwindigkeit),
- Offer Acceptance Rate,
- Quality of Hire und Probezeit-Bestand,
- Retention und Time to Productivity.
So senkst du Cost per Hire sinnvoll
Nicht einfach das Budget kürzen – das verschiebt das Problem meist nur. Wirksamer ist:
- Kanäle nach Einstellungen bewerten, nicht nach Klicks.
- Bewerbungsabbrüche reduzieren (kurze, mobile Bewerbung).
- Reaktionszeit verkürzen – schnelle Rückmeldung rettet gute Kandidaten.
- Creatives systematisch testen statt raten.
- Mindestkriterien klar definieren, damit weniger unpassende Bewerbungen entstehen.
- Eine wiederverwendbare Content-Bibliothek aufbauen.
- Marketing- und HR-Daten verbinden und schwache Kanäle stoppen.
Wichtig: nie auf Kosten der Candidate Experience oder der Qualität optimieren.
Häufige Fehler bei der Berechnung
- interne Arbeitszeit vergessen (nur Werbebudget zählen),
- Kosten und Einstellungen aus verschiedenen Zeiträumen mischen,
- Kosten pro Bewerbung mit Cost per Hire verwechseln,
- Einstellungen verschiedener Rollen ungeprüft zusammenwerfen,
- Kosten doppelt erfassen,
- Benchmarks ohne Kontext (Land, Jahr, Rolle) übernehmen,
- Qualität der Einstellung komplett ignorieren.
Häufige Fragen
Was ist eine gute Cost per Hire?
Es gibt keine universell „gute“ Zahl. Der sinnvolle Wert hängt von Rolle, Seniorität, Region, Kanal und der Qualität der Einstellung ab. Eine gut besetzte Fachkraftstelle darf mehr kosten als eine leicht zu besetzende Aushilfsstelle. Vergleiche dich am besten mit deinen eigenen Vorwerten.
Gehören Onboarding-Kosten dazu?
Nicht in der Standardformel. Onboarding gehört in eine erweiterte Gesamtkostenbetrachtung (Total Cost of Hire), nicht in die klassische Cost per Hire.
Wie berechne ich interne Personalkosten?
Stunden der beteiligten Rollen (Recruiting/HR, Hiring Manager, Fachabteilung) mit einem realistischen internen Stundensatz multiplizieren und aufsummieren. Im Rechner trägst du diese Summe im Feld „Interne Kosten“ ein.
Was ist der Unterschied zur Cost per Application?
Cost per Application misst die Kosten pro Bewerbung, Cost per Hire die Kosten pro Einstellung. Ein niedriger Preis pro Bewerbung nützt wenig, wenn kaum eine davon zu einer Einstellung führt.
Wie oft sollte Cost per Hire berechnet werden?
Meist pro Besetzungszyklus, Quartal oder Jahr – abhängig vom Einstellungsvolumen. Wichtig ist ein konsistenter Zeitraum, damit die Werte vergleichbar bleiben.
Fazit
Erfasse deine Kosten vollständig, definiere den Zeitraum sauber, nutze die Einstellungen als gemeinsamen Nenner und betrachte Kanäle und Rollen getrennt. Cost per Hire ist ein wertvoller Kompass – aber erst zusammen mit Geschwindigkeit und Qualität ergibt sich das ganze Bild.
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Quellen
- SHRM – External and internal costs in the cost-per-hire calculation
- AIHR – Cost per Hire und Recruiting Metrics
- Personio – KPIs im Recruiting-Prozess